OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

1. Przedmiot: Organizacja konferencji zamykającej dla projektu „Budowa publicznego terminalu promowego w Porcie Gdynia".

2. Termin realizacji i czas trwania: 23 września 2021 r. w godzinach 11.00 - 14.00 (czas trwania: około 2 - 3 godzin. Dokładna godzina rozpoczęcia do ustalenia w terminie późniejszym).

3. Miejsce organizacji konferencji: głównie w budynku (tylko rozpoczęcie konferencji przed budynkiem – w części zadaszonej) nowego Publicznego Terminalu Promowego w Porcie Gdynia (ul. Polska 4). Główna część (konferencyjna) w dolnymholu budynku. Po zwiedzeniu otwartych publicznie obszarów kolejnych poziomów poczęstunek w holu na III piętrze – z widokiem na kanał portowy, z możliwością zwiedzenia „rękawa” (galerii pasażerskiej) oraz wyjścia gości na taras techniczny.

4. Liczba uczestników: 180 osób.

5. Zakres: czynności objęte zamówieniem obejmują:

1) Przygotowanie, we współpracy z Zamawiającym, szczegółowego scenariusza uroczystego otwarcia terminalu promowego kończącego realizację inwestycji wspófinansowanej ze środków UE. Podstawą scenariusza ramowy program konferencji stanowiący załącznik nr 4 do SWZ

2) Zapewnienie ekranu LED o wym. 3m x 2m (ekran, mikser wizyjny, laptop, pilot
do prezentacji) oraz nagłośnienia konferencyjnego (2 kolumny, 3 mikrofony, 3 stojaki
do mikrofonów, 1 mikrofon bezprzewodowy dla konferansjera, kostka dziennikarska) wraz z obsługą.

3) Zapewnienie konferansjera - osoby ze znajomością zagadnień gospodarki morskiej i doświadczeniem w prowadzeniu podobnego typu wydarzeń, prowadzącej uroczystość zgodnie z przygotowanym wspólnie przez Zamawiającego i wykonawcę scenariuszem szczegółowym.

4) Zapewnienie 4 hostess/hostów zapewniających sprawny przepływ gości, ich kierowanie do kolejnych miejsc organizacji konferencji, wydawanie gościom upominków w części końcowej wydarzenia itp.

5) Przygotowanie części konferencyjnej poprzez zapewnienie i obsługę sprzętu multimedialnego, przygotowanie miejsc siedzących poprzez rozstawienie krzeseł zapewnionych przez Zamawiającego dla 130 osób, roll-up-ów, ścianek, winderów itp. dostarczonych przez Zamawiającego, poprowadzenie uroczystości otwarcia i konferencji przez konferansjera.

6) Zapewnienie cateringu podczas konferencji zgodnie z następującymi wytycznymi:

· Przed konferencją zapewnienie gościom gromadzącym się przed budynkiem napojów zimnych i gorących (soki, woda z cytryną, kawa, herbata z dodatkami serwowane w eleganckich termosach) serwowanych pod namiotem zapewnionym przez Zamawiającego, ustawionym przed wejściem głównym do budynku terminalu (na ok. 30 minut przed rozpoczęciem konferencji);

• Serwowanie poczęstunku po części oficjalnej, trwającej ok. 60 minut (tj. ok. godz. 12.00);

• Miejsce przygotowania cateringu: hol na III piętrze w budynku nowego Publicznego Terminalu Promowego w Porcie Gdynia, przy ul. Polskiej 4 w Gdyni;

• Liczba uczestników: 180 osób (z możliwością korekty tej liczby o max. ± 20% najpóźniej na 7 dni przed rozpoczęciem konferencji na podstawie potwierdzonej obecności gości);

• Sposób serwowania dań: stół szwedzki, spożywanie na stojąco – przy stolikach koktajlowych (zapewnienie 40 stolików koktajlowych oraz stołu do serwowania dań wraz z obrusami i dekoracjami po stronie wykonawcy);

• Usługa cateringu obejmuje przygotowanie dań, obsługę kelnerów, dostarczenie oraz przygotowanie (dekorację – standardową konferencyjną – z uwzględnieniem motywów dekoracyjnych polskich i skandynawskich) stołów cateringowych oraz stołów koktajlowych, zastawę ceramiczną, transport, naczynia jednorazowe do wydania pozostałej części jedzenia i wszelkie inne możliwe elementy konieczne do realizacji tego typu usługi;

• Oczekiwany zakres menu:

- zupa krem,

- 3 rodzaje dań na ciepło do spożywania na stojąco (w ilości po 1 porcji na osobę z każdego rodzaju - w ofercie należy podać gramaturę porcji), w tym: jedno mięsne, dwa rybne. Przynajmniej jedno z dań pochodzące z kuchni skandynawskiej,

- dwa rodzaje dodatków (w tym proponowana forma przygotowania ziemniaków/ewentualnie innego dodatku na ciepło oraz surówka),

- 3 różne rodzaje zakąsek na zimno (w ilości po 1 porcji z każdego rodzaju na osobę, w tym jedna zakąska z tradycji kulinarnej skandynawskiej),

- ciasto (dwa gatunki, w ilości po 1 sztuce z każdego rodzaju na osobę - w tym jedno ciasto z tradycji kulinarnej skandynawskiej),

- owoce filetowane,

- woda mineralna z cytryną (w dzbankach) na bieżąco uzupełniana,

- soki w dzbankach (2 rodzaje) na bieżąco uzupełniane,

- kawa, herbata (serwowane w eleganckich termosach), cukier, mleczko do kawy,

- cytryna do herbaty - bez ograniczeń,

- jednorazowe opakowania w celu wydania pozostałej części jedzenia.

Część konferencyjna (w sensie rozstawienia krzeseł, ekranu, roll-upów itp., przygotowania nagłośnienia i emisji materiałów multimedialnych oraz catering (w sensie rozstawienia i wystroju stołów, porcelany, gotowości menu) powinny być przygotowane przynajmniej na 30 minut przed rozpoczęciem wydarzenia. Serwowanie napojów przed konferencją od godz. 10.30 pod namiotem przed wejściem głównym, serwowanie poczęstunku na ciepło nastąpi po części oficjalnej - orientacyjnie ok. 12.00 (możliwe lekkie przesunięcie w zależności od czasu trwania części oficjalnej).

7) Dla chętnych gości po poczęstunku Wykonawca zapewni – orientacyjnie pomiędzy godz. 13.10 do 13.50 i 14.30 do 15:30 dwa krótkie rejsy (ok. 40min-1h) po kanale portowym jednostką wycieczkową stylizowaną na galeon (z możliwością pomieszczenia ok. 100 osób, wyposażoną w sprzęt nagłaśniający) itp. Wskazane miejsce cumowania jednostki w Porcie Gdynia (wyjścia w rejs i jego zakończenia) - Nabrzeże Portowe.