1. Organizacja cateringu w ramach konferencji informacyjnej dotyczącej projektu nr 101158165 — 23-PL-TM-Intermodal Gdynia pn. „Budowa terminalu intermodalnego na terenie Centrum Logistycznego Portu Gdynia”, dofinansowanego w ramach instrumentu „Łącząc Europę” (CEF) na podstawie umowy o udzielenie dotacji, według specyfikacji, o której mowa w ust. 2 niniejszego rozdziału:

2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:

1) Termin: 6 października2025 r.;

2) Miejsce wydarzenia: konferencja odbędzie się na Sali 121 w siedzibie ZMPG S.A. przy ulicy Rotterdamskiej 9 w Gdyni – catering w holu przed salą.

3) Liczba uczestników: catering zapewniony dla 80 osób;

4) Zakres czynności objętych zleceniem:

a) obsługa organizacyjna, nadzór nad sprawną realizacją zadań objętych przedmiotem umowy,

b) zapewnienie cateringu po zakończeniu części informacyjnej konferencji, zgodnie
z następującymi wytycznymi:

• Napoje ciepłe oraz zimne dostępne na 30 min przed rozpoczęciem konferencji,

• Serwowanie poczęstunku – po części oficjalnej, trwającej ok. 60 minut,

• Miejsce przygotowania cateringu: hol przy Sali 121 I p., ul. Rotterdamska 9 w Gdyni,

• Przewidywana liczba uczestników: 80 osób,

• Sposób serwowania dań: stół szwedzki, spożywanie na stojąco – przy stolikach koktajlowych (zapewnienie 10 stolików koktajlowych oraz stołu do serwowania dań po stronie Zamawiającego),

• Usługa cateringu obejmuje przygotowanie dań, obsługę kelnerów, przygotowanie sali oraz jej dekorację, przez którą rozumie się standardową dekorację konferencyjną, w tym świeże kwiaty, przygotowanie stołów cateringowych oraz stołów koktajlowych, zastawę ceramiczną, transport i wszelkie inne możliwe elementy konieczne do realizacji tego typu usługi,

• Oczekiwany zakres menu:

- 1 główne danie na ciepło spożywane na stojąco;

dla dań płynnych (typu zupa, krem itp.) objętość minimum 300 ml;

dla dań stałych minimum 360 gram/osobę;

- 3 różne rodzaje zakąsek na zimno (w ilości po 2 sztuki z każdego rodzaju na osobę, w tym jedna wegetariańska);

- ciasto (dwa różne gatunki, w ilości po 1 sztuce z każdego rodzaju na osobę);

- zróżnicowane owoce filetowane;

- woda mineralna z cytryną i miętą (w dzbankach) na bieżąco uzupełniana;

- soki owocowe w dzbankach (2 rodzaje) na bieżąco uzupełniane;

- kawa z ekspresów (2 ekspresy), herbata, cukier, mleczko do kawy, cytryna do herbaty - bez ograniczeń;

· Jednorazowe opakowania w celu wydania pozostałej części jedzenia.

5) Przewidywany program konferencji:

11:30 - 12:00 – rejestracja uczestników,

12:00 - 12:10 – rozpoczęcie konferencji i powitanie jej uczestników,

12:10 - 12:50 – prezentacja projektu,

12:50 - 13:00 – odpowiedzi na pytania,

13:00 - 14:00 – poczęstunek,

https://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/media/106654/Zasady_oznaczania_dzialan_informacyjno_promocyjnych.pdf

3. Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 79952000-2 - usługi organizacji imprez.

4. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.

5. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. Jednocześnie Zamawiający dopuszcza złożenie w ramach jednej ceny ofertowej dwóch różnych wariantów menu. Złożenie różnych wariantów menu o różnej cenie zostaje uznane za złożenie ofert wariantowych
i spowoduje odrzucenie ofert na podstawie § 24 pkt 1) Regulaminu.

6. Cena powinna obejmować wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia.

1. We use the Logintrade Procurement Platform as a tool for communication with economic operators.
2. Registration in the contractor database, browsing procurement notices, and submitting commercial offers are free of charge.
3. If you do not yet have an account on the Logintrade Procurement Platform, please register in the contractor database to receive your login and password. A single contractor account allows you to receive procurement notices from multiple Contracting Authorities.
4. The Procurement Platform Rules are available in the registration panel.