1. Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie Zarządu Morskiego Portu Gdynia S.A. do skonsolidowanej sprawozdawczości zrównoważonego rozwoju wraz z przeprowadzeniem raportowania za rok 2025 w roku 2026 r. 

2. Szczegółowy zakres przedmiotu zamówienia obejmuje:

2.1 w zakresie podstawowym:

1) Zadanie 1 - Przeprowadzenie stacjonarnego szkolenia dla Członków Zarządu Spółki oraz osób kierujących Centrami i Biurami Zamawiającego w zakresie całego procesu sprawozdawczości i zarządzania zrównoważonym rozwojem, ze szczególnym wskazaniem roli Zarządu Spółki w zrównoważonym rozwoju organizacji, ryzyk i szans wynikających z ujawnień na podstawie Rozporządzenia Taksonomicznego oraz przygotowywanego przez Komisję Europejską pakietu uproszczeń w obszarze zrównoważonego rozwoju tzw. Omnibusa (informacje powinny być aktualne na dzień przeprowadzania szkolenia);

Wykonawca zapewni materiały szkoleniowe w języku polskim dla wszystkich uczestników szkolenia.

2) Zadanie 2 – Przygotowanie ZMPG S.A. do wykonania w 2026 r. skonsolidowanego oświadczenia zrównoważonego rozwoju za rok 2025, a w szczególności:

a) zapoznanie się z diagnozą stanu obecnego u Zamawiającego wykonaną przez KPMG Advisory spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp.k. z siedzibą w Warszawie,

b) dokonanie przeglądu proponowanego przez Zamawiającego składu Zespołu Zadaniowego, w tym wydanie rekomendacji jego ewentualnego uzupełnienia, przypisanie ról w poszczególnych procesach, przypisanie zakresu zadań, przypisanie odpowiedzialności za tworzenie, gromadzenie, przekazywanie danych i informacji;

c) zapoznanie się oraz opisanie modelu i strategii biznesowej Zamawiającego wraz z wykonaniem analizy odporności na ryzyka związane z kwestiami zrównoważonego rozwoju i przygotowanie rekomendowanych działań podnoszących ww. odporność, o ile będzie to wymagane,

d) zapoznanie się z obowiązującymi politykami i strategiami Zmawiającego
w odniesienie do aspektów zrównoważonego rozwoju i opisaniem ich powiązania z modelem biznesowych Zamawiającego,

e) analiza łańcucha wartości wraz z opracowaniem i opisaniem procesu przepływu danych i informacji, metod i źródeł pozyskiwania danych

f) przeprowadzenie dialogu z interesariuszami obejmującego w szczególności:

- opracowanie procesu przepływu danych i informacji, metod i źródeł pozyskiwania danych, angażowanie i badanie interesariuszy Zamawiającego w latach kolejnych,

- identyfikację interesariuszy Zamawiającego wraz ze stworzeniem mapy interesariuszy,

- opracowanie planu, formy oraz harmonogramu dialogu z interesariuszami,

- opracowanie treści ankiet/agendy sesji dialogowych z uwzględnieniem celów, tematyki i harmonogramu,

- przeprowadzenie badania ankietowego i/lub sesji dialogowej z moderatorem ze strony Wykonawcy z kluczowymi interesariuszami w kontekście ich oczekiwań względem Zamawiającego w zakresie zrównoważonego rozwoju, obejmującego w szczególności tematy wymienione w ESRS1 AR16 oraz dodatkowe, specyficzne dla Zamawiającego,

- opracowanie raportu końcowego z przeprowadzonych badań ankietowych/sesji dialogowych z wyszczególnieniem obszarów E – środowiskowego, S – społecznego i G – ładu korporacyjnego, zawierającego opis:

i. podjętych działań w zaangażowanie interesariuszy,

ii. kluczowych tematów zgłoszonych przez interesariuszy,

iii. identyfikacji wpływów, ryzyk i szans (IRO) wynikających z dialogu z interesariuszami,

iv. wniosków i rekomendacji;

g) analiza podwójnej istotności w szczególności obejmującej:

- opracowanie, wraz z harmonogramem, procesu przeprowadzania badania podwójnej istotności, przepływu danych i informacji, metod i źródeł pozyskiwania danych oraz wydanie rekomendacji w zakresie wskazania w organizacji Zamawiającego osób odpowiedzialnych za przeprowadzanie badania,

- benchmark rynkowy – porównanie realizowanych inicjatyw społecznych
i środowiskowych, inwestycji i praktyk sektorowych związanych ze zrównoważonym rozwojem na grupie Spółek umożliwiającej prawidłowe porównanie,

- opracowanie i dostarczenie Zamawiającemu w wersji edytowalnej szablonu do badania podwójnej istotności, do wykorzystania w kolejnych latach raportowania z możliwością jego modyfikacji w ramach potrzeb Zamawiającego,

- wyłonienie istotnych zagadnień zrównoważonego rozwoju, które będą podlegały raportowaniu, uwzględniających m.in. wyniki dialogu z interesariuszami oraz powiązanie istotnych wpływów, ryzyk i szans ze strategią i modelem biznesowym Zamawiającego ,

- opisanie szczegółowo doboru odpowiednich progów ilościowych i/lub jakościowych (skala, zakres, nieodwracalność) wraz z ich uzasadnieniem, które posłużyły do oceny całościowej listy zagadnień potencjalnie istotnych kwestii zrównoważonego rozwoju i wyspecyfikowanych w trakcie analizy istotności, w tym istotności finansowej,

- opracowanie wskaźników dla ujawnień, które w wyniku badania podwójnej istotności należy zaraportować,

- przedstawienie propozycji narzędzi do zbierania danych adekwatnych do wyznaczonych w trakcie realizacji usługi istotnych ujawnień,

- wykonanie raportu końcowego z badania podwójnej istotności, którego struktura powinna zawierać co najmniej opis:

i. procesu przeprowadzenia badania podwójnej istotności,

ii. wyników dialogu z interesariuszami,

iii. łańcucha wartości i jego wpływu,

iv. analizy wpływów, ryzyk i szans,

v. wyznaczenia istotnych ujawnień i wskaźników podlegających raportowaniu,

vi. oceny jakości danych,

vii. wniosków i rekomendacji.

2.2 w zakresie prawa opcji:

3) Zadanie 3 - Przygotowanie ujawnień dla ZMPG S.A. na podstawie Rozporządzenia Taksonomicznego;

4) Zadanie 4 – Przeprowadzenie Zamawiającego przez wykonanie skonsolidowanego oświadczenia zrównoważonego rozwoju wymaganego prawem za rok 2025 w roku 2026 r. w terminie określonym w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości
(t.j. Dz.U.2023.1120),a w szczególności:

a) opracowanie procesu przepływu danych i informacji, metod i źródeł pozyskiwania, a także weryfikacji i poprawności danych do rocznych oświadczeń nt. zrównoważonego rozwoju;

b) opracowanie i przekazanie w wersji edytowalnej szablonu w tym arkuszy/formularzy niezbędnych do wykonania oświadczenia zrównoważonego rozwoju przez Zamawiającego za rok 2025 i latach następnych;

5) Zadanie 5 –Wsparcie Zamawiającego lub w razie konieczności samodzielne przygotowywanie wyjaśnień, korekt, uzupełnień, itp. w trakcie badania skonsolidowanego oświadczenia zrównoważonego rozwoju przez biegłego rewidenta do czasu jego ostatecznego zaopiniowania.

3. Zamawiający wymaga uwzględnienia wszystkich obowiązujących w czasie realizacji zmówienia aktów prawnych krajowych i UE, które z uwagi na rodzaj prowadzonej przez Zamawiającego działalności są wymagane do prawidłowej sprawozdawczości zrównoważonego rozwoju.

4. Wykonawca w terminie 7 dni od daty podpisania umowy przekaże Zamawiającemu 2 egzemplarze harmonogramu realizacji Przedmiotu Umowy. Harmonogram stanowić będzie załącznik nr 5 do Umowy. Harmonogram zostanie sporządzony w formie opisowo-graficznej i będzie zawierać daty rozpoczęcia oraz zakończenia poszczególnych Zadań i ich elementów opisanych w ust. 2 powyżej.

5. W związku z rozpoczęciem przez Komisję Europejską procesu legislacyjnego dla pakietu uproszczeń w obszarze zrównoważonego rozwoju, tzw. Omnibus I Zamawiający zastrzega sobie możliwość rezygnacji z wykonania części przedmiotu zamówienia w zakresie prawa opcji (w całości lub poszczególnych Zadań), wskazanym w ust. 2 pkt. 2.2 SWZ:

1) Zamawiający zastrzega sobie możliwość skorzystania z prawa opcji w przypadku, gdy w okresie trwania umowy realizacja Zadania 3 lub Zadania 4, lub Zadania 5 nie będzie wynikała z jego bieżących potrzeb w związku z wejściem w życie pakietu uproszczeń Omnibus I,

2) w celu uruchomienia prawa opcji Zamawiający złoży Wykonawcy pisemne oświadczenie woli w przedmiocie skorzystania z prawa opcji w określonym zakresie. Oświadczenie będzie stanowiło załącznik do umowy,

3) Zamawiający złoży oświadczenie o skorzystaniu z prawa opcji:

a) dla Zadania 3 nie później niż w terminie 14 dni przed terminem rozpoczęcia wykonywania Zadania lub jego elementu, wskazanym w Harmonogramie realizacji Przedmiotu Umowy, o którym mowa w ust. 4 powyżej,

b) dla Zadania 4 w terminie 7 dni przed terminem rozpoczęcia wykonywania Zadania lub jego elementu, wskazanym w Harmonogramie realizacji Przedmiotu Umowy, o którym mowa w ust. 4 powyżej

c) dla Zadania 5 w terminie 7 dni przed terminem rozpoczęcia wykonywania Zadania lub jego elementu, wskazanym w Harmonogramie realizacji Przedmiotu Umowy, o którym mowa w ust. 4 powyżej,

4) prawo opcji jest jednostronnym uprawnieniem Zamawiającego, z którego może, ale nie ma obowiązku skorzystać w ramach realizacji przedmiotu zamówienia. W przypadku skorzystania przez Zamawiającego z prawa opcji, a tym samym rezygnacji z któregokolwiek z Zadań wskazanych w ust. 2 pkt. 2.2 powyżej, Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia z tego tytułu,

5) uruchomienie prawa opcji nie będzie wymagało zmiany umowy.